Guida Amministratore - CodiPresence

1. Accesso e Dashboard

Login e selezione tenant

Per accedere al pannello di amministrazione di CodiPresence, seguire questi passaggi:

1. Aprire il browser e navigare all'indirizzo fornito dalla propria organizzazione.
2. Inserire le proprie credenziali: email e password.
3. Fare clic su Accedi.
4. Se il proprio account gestisce piu aziende, selezionare il tenant desiderato dalla lista. Il sistema supporta la gestione multi-azienda: ogni tenant rappresenta un'azienda con i propri dati separati.

Dashboard principale e KPI

Dopo l'accesso, viene visualizzata la Dashboard principale che offre una panoramica in tempo reale dello stato della forza lavoro. I KPI principali sono:

I dati si aggiornano automaticamente in tempo reale. Ogni scheda KPI e cliccabile per accedere al dettaglio corrispondente.

Azioni rapide e statistiche

Sotto i KPI, la dashboard offre quattro azioni rapide per le operazioni piu frequenti:

• Presenza Multipla – Registra l'entrata o l'uscita per piu operai contemporaneamente.
• Ferie/Permessi – Crea rapidamente una richiesta di ferie o permesso.
• Esporta Report – Scarica i dati delle presenze in formato esportabile.
• Calendario – Visualizza il calendario presenze mensile.

Nella parte inferiore della dashboard sono visibili le statistiche settimanali con l'andamento delle presenze, delle ore lavorate e delle assenze nei sette giorni precedenti.

2. Gestione Operai

Lista operai con ricerca e filtri

La sezione Gestione Operai mostra l'elenco completo degli operai registrati. La lista include:

• Nome e cognome
• Codice operaio
• Gruppo e sottogruppo di appartenenza
• Stato (attivo/disattivo)

Utilizzare la barra di ricerca per trovare un operaio per nome, cognome o codice. I filtri permettono di restringere la lista per gruppo, sottogruppo o stato.

Aggiungere un nuovo operaio

Per inserire un nuovo operaio nel sistema:

1. Fare clic sul pulsante + Nuovo Operaio in alto a destra.
2. Compilare i campi del modulo di registrazione:

   Campo	Descrizione	Obbligatorio
   Codice	Codice identificativo univoco	Si
   Nome	Nome dell'operaio	Si
   Cognome	Cognome dell'operaio	Si
   Alias	Nome alternativo o soprannome	No
   Codice Fiscale	Codice fiscale italiano	Si
   Email	Indirizzo email	No
   Telefono	Numero di telefono	No
   Badge	Numero del badge assegnato	No
   Gruppo	Gruppo di appartenenza	Si
   Sottogruppo	Sottogruppo di appartenenza	No

3. Fare clic su Salva per confermare l'inserimento.

Schede dettaglio operaio

Ogni operaio dispone di una scheda con diverse tab informative:

• Anagrafica – Dati personali, contatti, foto.
• Note / Impostazioni – Note interne, configurazioni specifiche per l'operaio.
• Dati Bancari – IBAN, istituto bancario (utilizzati per le retribuzioni).
• Contratto – Tipologia contrattuale, date di inizio e fine, livello.
• Documenti – Documenti caricati (permesso di soggiorno, carta d'identita, ecc.) con relative scadenze.

Import massivo da Excel

Per caricare piu operai contemporaneamente:

1. Scaricare il modello Excel dalla sezione Import.
2. Compilare il file con i dati degli operai, rispettando il formato delle colonne.
3. Caricare il file compilato tramite il pulsante Importa.
4. Verificare l'anteprima dei dati e confermare l'importazione.

Attivazione accesso app mobile (Acc.Online)

Per consentire a un operaio di utilizzare l'app mobile CodiPresence:

1. Aprire la scheda dell'operaio desiderato.
2. Nella sezione Acc.Online, attivare l'opzione di accesso.
3. Il sistema generera le credenziali di accesso per l'operaio.
4. Le credenziali possono essere inviate via email o comunicate direttamente.

Scadenze documenti, visite mediche e formazione

Il sistema tiene traccia delle scadenze importanti per ciascun operaio:

• Documenti – Scadenza del permesso di soggiorno, carta d'identita e altri documenti.
• Visite mediche – Data dell'ultima visita e scadenza della prossima.
• Formazione – Corsi di formazione obbligatoria (sicurezza, primo soccorso, ecc.) con relative scadenze.

Gruppi e sottogruppi operai

I gruppi e sottogruppi permettono di organizzare gli operai in modo strutturato, facilitando la gestione delle presenze e dei report.

1. Accedere alla sezione Gruppi dal menu laterale.
2. Creare un nuovo gruppo specificando nome e descrizione.
3. All'interno di ogni gruppo, creare i sottogruppi necessari.
4. Assegnare ogni operaio al proprio gruppo e sottogruppo dalla scheda anagrafica.

I gruppi vengono utilizzati in molte aree del sistema: filtri presenze, Control Room, report e calcolo retribuzioni.

3. Gestione Sedi e Lotti

Lista sedi operative

La sezione Sedi mostra l'elenco di tutte le sedi operative dell'azienda. Per ogni sede sono visualizzati:

Per aggiungere una nuova sede:

1. Fare clic su + Nuova Sede.
2. Inserire codice, descrizione e indirizzo completo.
3. Salvare le modifiche.

Per modificare una sede esistente, fare clic sull'icona di modifica nella riga corrispondente.

Configurazione aree GPS per timbratura automatica

CodiPresence supporta la timbratura automatica basata sulla posizione GPS. Quando un operaio entra o esce da un'area configurata, il sistema puo registrare automaticamente la presenza.

1. Aprire la scheda della sede desiderata.
2. Nella sezione Area GPS, definire il perimetro dell'area sulla mappa interattiva.
3. Impostare il raggio di rilevamento (in metri).
4. Attivare la funzione di timbratura automatica.

La visualizzazione mappa permette di vedere tutte le sedi su una mappa interattiva, con indicazione del numero di operai attualmente presenti in ciascuna sede.

4. Configurazione Presenze

Fasce orarie

Le fasce orarie definiscono gli orari di lavoro attesi per ogni giorno della settimana. La configurazione include:

• Giorno della settimana – Da lunedi a domenica.
• Orario di entrata – Ora prevista di inizio turno.
• Orario di uscita – Ora prevista di fine turno.
• Pause – Intervalli di pausa configurabili.

Esempio di configurazione tipica

Per aggiungere un orario multiplo, fare clic su + Aggiungi Fascia Oraria e configurare un secondo set di orari. Questo e utile per aziende con turni differenziati per gruppi diversi di operai.

Lavorazioni agricole

Il sistema prevede 17 tipologie di lavorazione agricola predefinite, che possono essere associate alle presenze per tracciare le attivita svolte:

Le lavorazioni possono essere selezionate durante la registrazione della presenza o assegnate successivamente tramite la sezione di rettifica.

5. Monitoraggio Presenze

Storico presenze

Lo storico presenze permette di consultare e gestire tutte le registrazioni di presenza. I filtri disponibili sono:

• Intervallo di date
• Operaio specifico
• Sede
• Gruppo
• Sottogruppo

Colonne della tabella presenze

Azioni disponibili

• Rettifica – Modifica orari di entrata/uscita di una registrazione esistente.
• Aggiungi – Inserisce manualmente una nuova registrazione di presenza.
• Timbratura Multipla – Registra la presenza per piu operai contemporaneamente.
• Esporta – Scarica i dati filtrati in formato esportabile.
• Elimina – Rimuove una registrazione (con conferma).

Control Room

La Control Room offre un monitoraggio in tempo reale dello stato di tutti gli operai. La vista e organizzata per gruppo e mostra tre categorie:

• Presenti – Operai attualmente in sede con timbratura di entrata attiva.
• Assenti – Operai che non hanno ancora timbrato oggi.
• Usciti – Operai che hanno gia timbrato entrata e uscita.

Funzionalita della Control Room

• Toggle vista – Alterna tra vista badge (schede grafiche) e vista lista (tabella compatta).
• Aggiornamento automatico – I dati si aggiornano in tempo reale senza necessita di ricaricare la pagina.
• Selezione multipla – Seleziona piu operai per effettuare azioni batch (es. timbratura di uscita per tutto il gruppo).

Calendario presenze mensile

Il calendario presenze offre una vista a griglia mensile dove per ogni giorno e operaio sono visualizzate:

• Le ore lavorate nel giorno
• Eventuali assenze o ferie
• Totali settimanali e mensili

Il calendario puo essere filtrato per gruppo e stampato direttamente dal browser.

Ferie e permessi

La gestione delle ferie e dei permessi consente di:

1. Creare una richiesta – Specificare operaio, tipo (ferie, permesso, malattia), date di inizio e fine.
2. Visualizzare le richieste – Consultare tutte le richieste in formato lista o calendario.
3. Verificare la disponibilita – Controllare i giorni di ferie residui per ogni operaio.
4. Approvare o rifiutare – Gestire le richieste pendenti con un clic.

6. Tariffe e Retribuzioni

Gestione tariffe

La sezione tariffe permette di definire le retribuzioni orarie applicabili agli operai. Ogni tariffa include:

Azioni sulle tariffe

• Modifica – Aggiorna i valori della tariffa.
• Disattiva – Rende la tariffa non disponibile per nuove assegnazioni.
• Associa operai – Assegna la tariffa a uno o piu operai.
• Duplica – Crea una copia della tariffa per modificarla come nuova variante.

Wizard associazione tariffe

Il wizard guida l'amministratore nell'associazione di una tariffa a piu operai in tre semplici passaggi:

1. Seleziona tariffa – Scegliere la tariffa da associare dalla lista delle tariffe disponibili.
2. Seleziona operai – Selezionare gli operai a cui applicare la tariffa. E possibile filtrare per gruppo e sottogruppo o selezionare tutti.
3. Conferma – Verificare il riepilogo dell'associazione e confermare. Il sistema mostrera il numero di operai coinvolti e la tariffa selezionata.

Calendario festivita

Il calendario festivita permette di configurare i giorni festivi riconosciuti dall'azienda. Sono supportate tre categorie:

• Festivita nazionali – Precaricate automaticamente (1 gennaio, 25 aprile, 1 maggio, ecc.).
• Festivita regionali – Festivita del Santo Patrono e altre festivita locali.
• Festivita aziendali – Giorni di chiusura definiti dall'azienda.

Le festivita influenzano il calcolo delle retribuzioni: le ore lavorate in giorni festivi vengono retribuite con la tariffa festiva.

Giornate busta paga

La sezione Giornate busta paga gestisce il conteggio delle giornate lavorative ai fini retributivi:

• Calcolo automatico – Il sistema calcola automaticamente le giornate lavorate in base alle presenze registrate.
• Storico – Consultazione dello storico dei conteggi per mese e per operaio.
• Prospetto annuale – Vista riepilogativa delle giornate lavorate nell'intero anno, utile per le dichiarazioni.

Import buste paga da XML CIBI

CodiPresence supporta l'importazione dei dati dalle buste paga in formato XML CIBI:

1. Accedere alla sezione Buste Paga.
2. Fare clic su Importa XML.
3. Selezionare il file XML dal proprio computer.
4. Il sistema effettua la riconciliazione automatica tra i dati importati e le presenze registrate, segnalando eventuali discrepanze.

Calcolo retribuzioni

Per effettuare il calcolo delle retribuzioni:

1. Selezionare il periodo di riferimento (mese o intervallo personalizzato).
2. Avviare il calcolo automatico: il sistema applica le tariffe associate a ciascun operaio, considerando ore ordinarie, straordinari e festivi.
3. Verificare il prospetto generato ed esportare i dati.

7. Task Agricoli

Creazione e assegnazione task

I task agricoli permettono di organizzare e assegnare le attivita lavorative sui lotti. Per creare un nuovo task:

1. Accedere alla sezione Task dal menu principale.
2. Fare clic su + Nuovo Task.
3. Compilare i campi richiesti:
   • Titolo – Nome descrittivo dell'attivita.
   • Descrizione – Dettagli e istruzioni operative.
   • Lotto assegnato – Selezionare il lotto su cui svolgere l'attivita.
   • Caposquadra assegnato – Selezionare il caposquadra responsabile.
4. Salvare il task.

I task vengono assegnati ai capisquadra che sono responsabili della loro esecuzione su lotti specifici. Il caposquadra ricevera una notifica nell'app mobile.

Monitoraggio stato task

Ogni task attraversa tre stati:

Dalla vista amministratore e possibile consultare lo storico delle attivita per lotto, visualizzando tutti i task eseguiti, in corso e pianificati per ciascun appezzamento.

8. Tracciabilita Strumenti e Casse

Associazione strumenti e casse ai lotti

Il modulo di tracciabilita consente di gestire strumenti di lavoro e casse, associandoli ai lotti operativi. Per ogni elemento e possibile:

• Registrare il codice identificativo e la descrizione.
• Associarlo a un lotto specifico.
• Registrare movimenti di entrata (consegna al lotto) e uscita (ritiro dal lotto).

Monitoraggio movimenti e report

Il sistema offre una vista in tempo reale che mostra dove si trova ogni attrezzatura in un dato momento. Le funzionalita includono:

• Storico movimenti – Registro completo di tutti gli spostamenti di ogni strumento o cassa.
• Report per lotto – Elenco di tutti gli strumenti e le casse attualmente presenti in un determinato lotto.
• Ricerca – Trovare rapidamente uno strumento per codice o descrizione.

9. Dispositivi

Hub gestione dispositivi

La sezione Dispositivi permette di gestire l'infrastruttura hardware collegata al sistema CodiPresence. L'hub include:

Lettori badge

I lettori badge sono i dispositivi fisici utilizzati per la registrazione delle presenze. Per ogni lettore e possibile:

• Visualizzare il nome e l'identificativo del dispositivo.
• Verificare lo stato di connessione (online/offline).
• Gestire l'assegnazione degli operai al dispositivo.
• Configurare la sede di installazione.

Lista dispositivi

La lista mostra tutti i dispositivi registrati con le seguenti informazioni:

10. Report e Esportazioni

Esportazione dati

CodiPresence offre diverse opzioni di esportazione per soddisfare le esigenze di analisi e archiviazione.

Esportazione dati presenze

I dati delle presenze possono essere esportati con i seguenti criteri:

1. Accedere alla sezione Storico Presenze o alla sezione Report.
2. Impostare i filtri desiderati (periodo, operai, sede, gruppo).
3. Fare clic su Esporta e selezionare il formato preferito.
4. Il file verra scaricato automaticamente.

Stampa calendario

Il calendario presenze mensile puo essere stampato direttamente dal browser:

1. Accedere al Calendario Presenze.
2. Selezionare il mese e i filtri desiderati.
3. Fare clic su Stampa. Il sistema genera una versione ottimizzata per la stampa.

Report retribuzioni

Il report retribuzioni fornisce un prospetto dettagliato dei costi del personale:

• Per operaio – Dettaglio ore lavorate, tariffa applicata, totale retribuzione.
• Per periodo – Riepilogo mensile o per periodo personalizzato.
• Per gruppo – Aggregazione dei costi per gruppo di operai.